Permanence téléphonique : quels sont les avantages et quand l’utiliser ?
Quelle que soit la taille d’une entreprise, il est souvent difficile de répondre aux appels des clients et prospects. Or, en perdre serait un gros risque. Pour éviter tout cela, il est important de mettre en place un service de permanence téléphonique. Il sera chargé de gérer les appels entrants et sortants de l’entreprise. Cette solution s’avère être bénéfique dans l’organisation et le développement de la structure en question.
Les principaux avantages de la permanence téléphonique
Une fois la gestion des appels confiés à un service spécialisé, ceux-ci seront déviés vers le prestataire à tout moment. Généralement, les appelants bénéficieront de réponses personnalisées au nom de l’entreprise. Chaque appel sera pris en charge. Cela évite les appels manqués. Souvent, lorsque les appels ne sont pas traités, les appelants raccrochent pour ne plus revenir et se tournent vers la concurrence.
Après avoir décroché les appels, les opérateurs en charge de la permanence téléphonique utilisent souvent des scénarios de réponse préétablis. Ils ont été conçus en fonction des consignes et des exigences de l’entreprise. Ce qui leur permet de transmettre des informations claires et précises. Le processus reste le même que ce soit pour une prise de rendez-vous, une réponse aux requêtes ou un transfert de message.
Sachant qu’il s’agit d’un service permanent, les prestations peuvent s’effectuer d’une manière régulière, c’est-à-dire tous les jours dans la semaine. Mais il y a quand même ceux qui optent pour cette solution pour des prestations ponctuelles : durant les périodes de fermetures annuelles.
En règle générale, opter pour ce service procure des dépenses minimes et bien contrôlées. L’entreprise ne paie que pour les appels traités. Les coûts sont fixés à l’avance. C’est plus abordable qu’embaucher ou former un secrétaire en interne.
Dans quelles situations mettre en place ce service ?
Soigner la relation client est incontournable de nos jours. Les entreprises se doivent d’utiliser tous les moyens nécessaires pour y arriver. La mise en place d’une permanence téléphonique a été l’une des options les plus pertinentes et les plus efficaces. Cependant, il est important d’analyser les situations dans lesquelles il est réellement utile de la mettre en place.
Si l’entreprise emploie déjà en interne des secrétaires pour la gestion des appels téléphoniques, l’idéal serait de collaborer avec un service dédié en externe pour gérer les appels en dehors des heures d’ouverture traditionnelles des bureaux. Cette solution est bien valable pour certaines PME ou boutiques spécialisées. Les consommateurs n’ont pas souvent la disponibilité à contacter durant la journée et dans le créneau horaire souvent habituel de 8 h à 17 h. Autant offrir un service permanent pour pouvoir répondre à leurs besoins. Cela évitera la perte de contact.
Certaines entreprises peuvent aussi rencontrer des périodes de pics d’activité. Chaque collaborateur de l’entreprise se trouve être débordé au cours des journées. Il s’agit d’un moment propice pour collaborer avec un service spécialisé en permanence téléphonique. Les appels seront gérés efficacement et les collaborateurs en interne pourront se concentrer davantage sur leurs occupations, notamment la prospection, l’optimisation des autres stratégies marketing ou encore la vente directe. Cette solution procurera un gain de temps et d’argent considérable.
Pour les indépendants et les artisans, les prestations d’un service de permanence téléphonique seront plus utiles lorsqu’ils seront sur les chantiers ou conviés à des rendez-vous commerciaux. Ils n’auront jamais le temps de répondre aux appels hors de leur bureau.
Enfin, ce service sera également très utile dans le domaine médical. Il s’adresse à tous les médecins et les professionnels paramédicaux. Confier les appels à des experts en externe leur permettra de se focaliser efficacement aux consultations. Il ne serait pas judicieux d’être perturbés par les sonneries en plein entretien avec les patients.