Externaliser son accueil téléphonique : quels intérêts de cette solution ?
L’accueil téléphonique permet essentiellement de faire une bonne première impression auprès des prospects et clients. C’est la meilleure façon de démontrer votre professionnalisme. Mais il s’agit aussi du moyen qui permet de passer les bons messages aux appelants. Le mieux serait donc de créer un service de permanence téléphonique pour y parvenir.
Des prestations de qualité avec des spécialistes
Comme évoqué précédemment, l’accueil téléphonique d’une entreprise est indispensable pour soigner l’image et les relations commerciales. C’est une évidence. Il s’agit du premier contact avec un éventuel partenaire ou un potentiel client. De ce fait, il est tout à fait normal de faire bonne impression.
Pourtant, il existe encore des entreprises qui négligent ce détail d’importance. Un accueil téléphonique mal soigné est souvent engendré par le manque de réactivité. Déjà, les agents mettent du temps à répondre au téléphone. À un moment, il arrive qu’ils ne décrochent pas. Certaines hôtesses se montrent parfois même désagréables. Ces aspects reflètent une image médiocre de la société.
Pour éviter ces cas de figure, le mieux serait de se tourner vers un expert en permanence téléphonique. Il s’agit souvent d’une société spécialisée dans ce domaine ou une entreprise de télésecrétariat. Dans ce type de structures, les téléopérateurs sont recrutés d’une manière stricte. Ils sont ensuite bien formés dans le respect des discours et des attitudes à adopter pour chaque type d’appelants. Ils sont à l’écoute à tout moment. Ils respectent la valeur des commanditaires qu’ils opèrent dans le domaine juridique, médical, commercial…
Un gain de temps conséquent pour les commanditaires
La mise en place d’un service de permanence téléphonique en interne engendre obligatoirement une perte de temps considérable. De plus, l’entreprise doit investir une certaine somme. Déjà, elle doit passer par différentes étapes chronophages comme le recrutement, la formation, le management d’équipes, la rémunération, l’organisation, la communication, la gestion de nombreuses tâches supplémentaires…
De surcroît, le personnel qui s’en occupe parallèlement en interne devra également subir un surplus de travail. Cela nuirait à leur productivité. L’externalisation de la permanence téléphonique reste donc la meilleure solution pour y remédier. L’entreprise pourra gagner du temps. Déjà, les téléopérateurs sont disponibles et opérationnels de suite. Ils ont la capacité de recevoir, de filtrer et de traiter les appels téléphoniques. En plus de ces services principaux, le prestataire s’occupe de l’encadrement et la supervision des téléopérateurs. Le commanditaire sera épargné de ces contraintes et aura plus de temps à consacrer au cœur de l’activité de sa société.
Un investissement bien rentable
L’externalisation d’une permanence téléphonique est un investissement intéressant. Déjà, les tarifs sont souvent dégressifs, c’est-à-dire qu’ils sont proportionnels au nombre d’appels traités. Ils sont en effet personnalisables. Ce qui en fait une solution adaptée à ceux qui reçoivent un grand volume d’appels au quotidien. Mais il s’agit également d’une alternative rentable pour ceux qui reçoivent peu de sollicitations par téléphone. C’est une solution plus économique par rapport à l’engagement d’une personne travaillant à plein temps pour la réception d’un faible nombre d’appels.
Confier la permanence téléphonique de son entreprise évite différentes charges comme les charges sociales et salariales, les congés payés, les heures supplémentaires et les indemnités diverses. Il y a aussi l’obligation d’investir dans l’achat de fournitures diverses comme les matériels bureautiques, les logiciels, les équipements de téléphonie, le mobilier… Ces différents éléments peuvent faire augmenter significativement la facture.
En se tournant vers la gestion de la permanence téléphonique à une structure spécialisée, les entreprises, quelle que soit leur taille, profitent d’un service clé en main. Elles s’affranchissent de dépenses élevées. En même temps, elles bénéficient d’un gain de temps grâce au professionnalisme des téléopérateurs dans la réception des appels.