Pourquoi externaliser la gestion des impressions de votre entreprise ?
Votre entreprise possède-t-elle un parc d’impression ? La gestion d’un parc d’imprimantes est une tâche complexe, chronophage et coûteuse. Dans ce contexte, opter pour une gestion déléguée des impressions est à envisager. Pour vous aider à y voir clair, découvrez les avantages de déléguer la gestion des impressions de votre entreprise.
Réduire les coûts liés à l’impression
Un des problèmes majeurs d’un service d’impression est qu’il génère beaucoup de dépenses. Or, la dépense n’est pas toujours proportionnelle aux besoins d’impression de l’entreprise. Et pour cause, il y a du gaspillage de consommable (papiers et cartouches d’encre) de la part des collaborateurs. C’est pour résoudre cette situation que l’infogérance est recommandée. En effet, avec une gestion des impressions en externe, vous disposez d’un meilleur contrôle sur les flux documentaires. Cela est possible en utilisant une solution de gestion de l’impression qui limite l’accès aux documents et aux périphériques.
À cet effet, équipez-vous d’une bonne solution de gestion des impressions pour assurer la réduction des coûts.
Se centrer sur le cœur de votre activité
Certes, le service d’impression est essentiel à une entreprise, mais il ne constitue pas forcément le cœur du métier. Or, vous ne pouvez pas négliger les impressions, car elles ont des usages à la fois pour en interne et en externe. Plutôt que de courir après deux lièvres à la fois, occupez-vous du plus important. En externalisant la gestion des impressions et des copies, cela vous permet de gagner du temps. En pratique, la gestion déléguée permet de profiter de solutions d’impression simples et performantes. Ainsi, mettez à profit ce gain de temps pour assurer la productivité de votre entreprise.
Rationaliser les travaux d’impression
Pour utiliser votre parc d’imprimantes à bon escient, il faut rationaliser les travaux d’impression. Cela signifie mettre en place une politique d’impression qui régit les bonnes pratiques au sein de l’environnement de travail. L’avantage est qu’en choisissant bien votre solution de gestion de l’impression, vous disposez de fonctionnalités pour mettre en pratique cette politique. Par exemple, si vous voulez limiter l’accès aux imprimantes, vous pouvez créer des profils d’utilisateurs avec un système d’authentification. Avec une bonne politique d’impression, évitez les gaspillages de fournitures et optimisez la sécurité.
Imprimer des documents en toute sécurité
Aujourd’hui, les piratages à des fins de sabotage ou d’espionnage sont courants dans le monde professionnel. C’est d’autant plus vrai si vous disposez d’un parc d’impression. Il faut savoir que l’imprimante possède le niveau de sécurité le plus faible dans un système d’information. De plus, ne négligez pas les erreurs et les mauvaises intentions des collaborateurs. D’où l’intérêt de bien gérer les flux d’impressions pour éviter la perte ou le vol de données sensibles et confidentielles. Aussi, optimisez la sécurité des données numériques et des documents imprimés avec une gestion centralisée et déléguée.
Réaliser des travaux d’impressions éco-responsables
À une époque où l’impact environnemental est un enjeu majeur pour les entreprises, il faut limiter les travaux d’impression. Sachez que l’encre des imprimantes, des photocopieurs, des scanners et des fax possède une empreinte carbone. C’est justement cet élément qu’il faut réduire pour que votre entreprise ne soit pas considérée comme polluante. D’ailleurs, cette thématique doit apparaître dans votre politique d’impression. La question étant : « comment s’y prendre ? ». Pour y parvenir, faites appel aux services de professionnels en gestion des impressions.
Profiter de l’assistance de professionnels
Un parc de périphériques d’impression peut présenter un dysfonctionnement ou une panne à tout moment. Il peut s’agir d’un problème de hardware ou de software (système ou pilote d’impression obsolète). Dans les deux cas, la résolution du problème nécessite l’expertise d’un professionnel. En faisant appel à des spécialistes en gestion des impressions, vous profitez d’un support technique sur mesure. Grâce à un monitoring en temps réel et à des alertes, il est possible d’identifier l’origine du problème. C’est idéal pour résoudre la panne rapidement et éviter l’arrêt des services d’impression.