Traitement de données : comment choisir le prestataire de service idéal ?

Externaliser la saisie et le traitement de leurs données constitue une plus-value pour les entreprises. Si cette option leur offre plusieurs avantages indéniables, elle implique toutefois un choix : celui du prestataire idéal. Pour choisir le bon, il faut donc qu’elles tiennent compte de quelques critères de sélection. Plus précisément, elles doivent se baser sur ses compétences, son expérience, sa fiabilité, sa réputation, ses tarifs et la qualité de ses services.

Sa notoriété

Avant d’engager un prestataire en saisie et traitement de données, les entreprises doivent d’abord évaluer sa réputation. Cela leur permet de s’assurer qu’elles travaillent avec un partenaire fiable et compétent. C’est pourquoi elles doivent consulter les sites d’avis en ligne, les forums de discussion professionnels et les réseaux sociaux afin d’avoir une idée de sa fiabilité et de sa crédibilité. Elles ont aussi le droit de lui demander des certifications et des accréditations dans le domaine de la saisie de données. S’il est de bonne foi en revanche, il fournira lui-même les preuves de sa capacité à fournir des services de qualité.

Son savoir-faire

Avant de confier la saisie et le traitement de données à un prestataire, il est important de s’intéresser à ses compétences et à son expertise. C’est en fonction de ces critères que les entreprises pourront établir leur choix. Elles pourront alors engager un prestataire polyvalent ou choisir un spécialiste dans leur secteur d’activité et dans les types de données qu’elles comptent traiter. Quoi qu’il en soit, elles doivent absolument mesurer ses performances à travers la précision et la qualité des données saisies. Il est aussi important de vérifier son professionnalisme à travers la qualité de ses services et sa capacité à respecter les délais. Ces conseils sont surtout valables lorsqu’il s’agit de faire jouer la concurrence.

Ses mesures de sécurité

La confidentialité des données est un point très important lorsqu’il faut les confier à un tiers. C’est pourquoi il est capital pour les entreprises de vérifier si le prestataire dispose de mesures adéquates pour protéger leurs informations confidentielles. Elles doivent nécessairement connaître s’il existe des dispositifs de sécurité physique et informatique établis : contrôle d’accès, système de détection d’intrusion, pare-feux, logiciels antivirus, sauvegardes régulières des données… Toutes ces mesures devront paraître dans le contrat d’externalisation qui décrit les modalités de la prestation de services et les clauses sur la confidentialité des données.

Ses tarifs

Les coûts varient considérablement d’un prestataire à l’autre. Bien entendu, il y a une forte disparité des prix entre un opérateur freelance, une agence locale et une société offshore. Il faut toutefois savoir que les prestations de l’agent indépendant et de l’entreprise à l’étranger seront moins chères par rapport à celles de l’agence établie localement. Il est aussi important de noter que le volume de travail, l’envergure du projet et la complexité des missions confiées vont influencer les tarifs de chaque prestataire. C’est pourquoi il est toujours préférable de demander des devis et les comparer en fonction des services fournis afin de déterminer le prestataire à choisir.

Sa flexibilité

Choisir un prestataire qui s’adapte aux besoins spécifiques et délais de l’entreprise est indispensable. Évidemment, il doit être capable de travailler sur différents types de projet, quel que soit le format ou le contenu de données à saisir. Il doit être en mesure de comprendre et d’assimiler rapidement les instructions et les exigences des donneurs d’ordres tout en sachant s’adapter aux changements. Il faut qu’il soit également disponible pour travailler à des horaires flexibles afin de répondre aux besoins de l’entreprise.

La qualité des données

Un prestataire doit effectivement garantir la qualité des données que les entreprises lui demandent de saisir ou de traiter. C’est pourquoi elles doivent s’assurer qu’il dispose d’un système de contrôle qualité rigoureux. Pour le savoir, il suffit de vérifier la cohérence, l’exactitude et la complétude des données. Il leur faut déterminer si les opérateurs chargés de la saisie et du traitement ont effectué des erreurs courantes telles que les doublons ou leurs erreurs de frappe.