Conseils pour l’organisation de la fête de l’école

L’organisation d’une fête de l’école réussie demande beaucoup de planification. La clé du succès est un comité bien organisé, enthousiaste et motivé. Il sera nécessaire d’organiser des réunions régulières, d’abord mensuelles, puis bimensuelles et hebdomadaires à mesure que le jour se rapproche. Les premières réunions du comité doivent passer en revue les buts et les objectifs de l’activité.

Si possible, faites appel aux comités de l’année précédente pour obtenir des conseils et de l’expérience. Encouragez le plus grand nombre de personnes possible à rejoindre le comité ou à en devenir un « ami ». Une fois que votre comité pour la foire est en place, attribuez des tâches spécifiques à chacun de ses membres. Les principaux membres du comité sont le président, le trésorier et le secrétaire.

Coordinateurs des stands

Vous devez ensuite nommer des coordinateurs pour chaque stand et chaque activité. Ces coordinateurs peuvent nommer leur propre sous-comité, composé de parents et d’amis désireux d’apporter leur aide. Le coordinateur devra organiser les aides le jour J et dresser une liste de ces bénévoles. Il lui incombera également de trouver des articles pour le stand. La nomination de ces coordinateurs soulage les principaux membres du comité de la foire. Envisagez de confier à chaque groupe d’âge de l’école la responsabilité d’un stand particulier.

Si votre école compte un grand nombre d’ethnies, demandez à ces groupes de proposer des stands de nourriture ou d’artisanat en fonction de leur pays d’origine.

Vous devrez également nommer des coordinateurs qui s’occuperont des aspects suivants :

* Location d’équipement * Besoins en électricité

* Publicité * Panneaux – pour la foire

* Sécurité * Concours

* Parrainage * Premier Aid

Sélection d’une date

Le point de départ le plus important est la date. Consultez d’autres écoles ou groupes de votre région qui pourraient organiser des événements similaires. Vous ne voulez pas que votre date entre en conflit avec celle d’une autre école locale qui organise une activité similaire. Vous devrez également vous assurer que votre école n’est pas impliquée dans un événement sportif majeur à l’extérieur de l’école à cette date. Vérifiez également que vous ne coïncidez pas avec des événements sportifs tels que les grandes finales.

Carte

Dessinez un plan du terrain/de la salle et indiquez l’emplacement de chaque stand. Veillez à la mixité des stands. Il est préférable de limiter votre foire à une zone restreinte plutôt que de l’étendre à l’ensemble du terrain. De cette manière, vous ferez en sorte que votre public circule autour de vos stands. Si vous vous attendez trop, vous risquez de perdre des clients. Choisissez un endroit où il y a de bons emplacements plats et, si possible, de l’électricité. Le jour de la foire, un plan peut être distribué aux visiteurs à l’entrée afin qu’ils puissent facilement localiser le stand qu’ils recherchent. Ce plan peut figurer au dos du programme de la journée. Faites en sorte que les coordinateurs de l’événement portent des vêtements faciles à repérer afin que les personnes qui arrivent pour installer des stands puissent les trouver facilement. Le jour de la foire, pensez à utiliser de la peinture en aérosol sur l’herbe, ou de la craie sur le bitume et le béton, pour délimiter les zones d’implantation des stands, ou utiliser des panneaux bien visibles.

Choisissez une zone centrale pour la scène de spectacle (si vous en avez une). Veillez à ce que cet espace soit suffisamment dégagé pour le public.

Choisir un thème pour votre événement

Le choix d’un thème pour votre événement est une bonne base pour la sélection des stands. Les possibilités sont infinies. Les thèmes les plus populaires sont les foires rurales, les foires de Noël et d’été, les foires multiculturelles et internationales, etc. Votre thème peut déterminer l’ambiance de la journée et la palette de couleurs – dans le cas d’une foire champêtre, vos coordinateurs peuvent être encouragés à habiller leurs stands avec du foin et des fleurs séchées, tandis qu’une foire internationale peut utiliser des drapeaux. Vous pouvez encourager les enfants à s’habiller en fonction du thème et prévoir des prix pour les mieux habillés.

Divertissement

Vous devrez désigner une ou deux personnes pour assurer l’animation de la journée. Vous devrez vous assurer qu’un bon système de sonorisation est en place et qu’il peut être entendu sur l’ensemble du site. Les animateurs doivent recevoir une liste complète des stands afin de pouvoir en faire la promotion tout au long de la journée, ainsi que des « offres spéciales » au fur et à mesure qu’elles se présentent, de même que des tombolas, des enfants perdus, etc.

Envisagez d’organiser des animations au sein de votre école ou de votre groupe social. Si chaque classe est encouragée à interpréter une chanson ou un numéro de danse pendant la journée, vous êtes assuré d’une bonne participation des familles. Prenez contact avec la section des arts du spectacle de votre école pour des représentations spéciales telles que la danse, les groupes, etc. Si le hall de votre école est loué à des groupes sportifs, ceux-ci seront probablement ravis d’organiser des expositions et de promouvoir leur activité.